Síndicos, administradoras e condôminos: o que muda com as novas tecnologias financeiras?

Estima-se que o mercado de administração de condomínios movimente um valor superior a R$60 bilhões anualmente. Como as novas tecnologias financeiras mudam esse cenário? 

São mais de 6 milhões de unidades condominiais e não é difícil imaginar a criticidade da operação do dia a dia de tudo isso. O gerenciamento de cobrança e pagamentos dessa verdadeira fortuna, por exemplo traz uma série de desafios para as administradoras de condomínios, síndicos e condôminos, tais como o acompanhamento de todas as rotinas de cobrança e pagamentos, prestação de contas e a garantia da execução do processo financeiro com agilidade e segurança. 

No modelo bancário atual que carrega consigo sistemas legado há inúmeros complicadores que dificultam a operação financeira do dia a dia do mercado de administração de condomínios, um dos maiores complicadores é a assimetria de informações ocasionada pela relação entre o banco e a administradoras, impactando diretamente no dia a dia dos síndicos, administradoras e condôminos. 

A administradora de condomínio é a empresa que assume a responsabilidade todo o processo de cobrança e pagamentos do condomínio, já o síndico é o responsável por todo o condomínio inclusive respondendo civil e criminalmente, sendo o síndico na maioria das vezes um indivíduo que exerce uma atividade paralela em sua vida da qual ele escolheu voluntariamente com o intuito de dedicar-se em prol do seu condomínio. 

A assimetria de informações impacta diretamente na rotina destes dois agentes, no que tange a administradora a gestão financeira dos condomínios, cobrança e pagamentos ficam suscetíveis a vulnerabilidades, fraudes e processos manuais que demandam tempo e dinheiro. 

Inclusive, quando se trata de fraudes, o mercado imobiliário é vulnerável assim como em todos os mercados onde não há transparência nas informações, onde há margem para que pessoas mal-intencionadas se aproveitem dessa assimetria de informações para tirar proveito próprio assombrando o dia a dia de todos com golpes, fraudes, desvios e erros. 

Estes fatores também afetam diretamente a relação entre os síndicos e condôminos que por sua vez gostariam somente de ter certeza que seu patrimônio está sendo cuidado responsavelmente, com a necessária diligência que através das novas tecnologias financeiras bancárias não terá de se preocupar, pois essa situação potencialmente problemática tende a ser eliminada. 

Como garantir que o dinheiro está sendo bem cuidado? Aí entram as novas tecnologias financeiras

Os principais questionamentos que permeiam o mercado a administração de condomínio estão principalmente relacionados à garantia de execução dos processos relacionados a cobranças e pagamentos como: será que está tudo certo? Será que os pagamentos realmente foram feitos? Será que o dinheiro do condomínio está sendo bem cuidado? 

Perguntas normais como essas, apesar de habituais, geram um grande estresse na relação dessas três entidades. A desconfiança e a dificuldade em deixar as informações absolutamente claras acaba contaminando a relação da vasta maioria das administradoras e síndicos honestos e sérios. 

Eles acabam se vendo numa posição de fragilidade visto que se as informações não são claras, lembrando que sempre poderá aparecer algum condômino questionando o processo e exigindo uma comprovação que na maioria das vezes é extremamente difícil por conta da assimetria de informação, ocasionando um fator de desgaste nessa relação. E o estresse pode surgir a qualquer momento.  

Modelo passado

 Há alguns anos, a base da relação entre administradoras, síndicos e condôminos na questão financeira de pagamentos e recebimentos era a confiança e reputação, e em alguns outros casos, a desconfiança em que cada parte tenta se proteger como pode, e a relação pode ficar bastante desgastante. 

Mesmo estando certos em alguns casos, tanto a administradora quanto os síndicos podem demorar alguns dias para esclarecer o assunto, criando um período de desconforto para todas as partes. 

Além do aspecto da assimetria de informações, a segurança também é comprometida com as metodologias do passado, principalmente pelo processo de pagamentos ser manual e suscetível a falhas, fraudes e desconfianças da garantia de execução do processo como um todo. 

Conexão plena com o ambiente financeiro 

Dadas as tecnologias financeiras atuais, esse estresse todo já não tem mais por que acontecer. A partir do momento que o ambiente financeiro está integrado ao dia a dia do condomínio, muita coisa muda. Em primeiro lugar, a troca de arquivos com bancos é eliminada. 

Erros, atrasos e dificuldades com a conciliação não existem num ambiente de open banking. As novas tecnologias permitem ainda que o síndico tenha visibilidade online dos pagamentos sendo efetuados e até mesmo autorize previamente, caso seja do interesse da administradora e/ou do síndico. 

Além de haver a disponibilização de extrato online, aprovação de pagamentos, visualização do documento e contratação de serviços e seguros, tudo online, na palma da mão. Além disso, a falta de pagamento por parte do condôminos por falta de informação não irá mais ocorrer, pois além do processo normal de envio da cobrança, os condomínios passam a se valer de lembretes, e-mails, confirmações eletrônicas e até o acompanhamento da abertura dos e-mails de cobrança. 

Claro, a conciliação dos pagamentos é automática e com informação online. Atividades extras como aluguel de salão de festas, churrasqueira ou até mesmo eventuais multas, podem ser realizadas diretamente de um aplicativo, de forma totalmente integrada à conta do final de mês. Todos esses aspectos já estão revolucionando a indústria de administração de condomínios. 

A tecnologia já existe e está em franca expansão no mercado, levando enormes benefícios para esta indústria gerando benefícios operacionais e redução de custos oferecendo uma maior capacidade de gestão e escalonamento. 

O ambiente de open banking para administradoras é a solução para a garantia de execução, segurança e agilidade no processo de gerenciamento financeiro em larga escala que permeiam o mercado imobiliário. 

O futuro vai premiar os bons, e dificultar a vida daqueles que praticam atividades ilícitas. As empresas passarão a ser mais reconhecidas por todo seu trabalho, os síndicos ficarão mais confortáveis com o dia a dia, e os condôminos terão certeza da transparência na gestão dos recursos. 

E então, leitor? Quer conhecer mais sobre essa prática? Entre em contato com o nosso time e conheça um pouco mais sobre o que preparamos para você.