A nova era do compliance e da auditoria
Há tempos o controle sobre as operações das empresas exige um enorme esforço por parte dos gestores, e ao mesmo tempo, pode ser a fonte de grandes frustrações e prejuízos. E por isso, precisamos falar sobre a nova era do compliance.
Processos manuais ou rotinas que dependem de pessoas podem apresentar inconsistências que, em muitos casos, são imperceptíveis no dia a dia.
Normas de compliance, treinamentos, funcionários antigos e de confiança, além das demais tratativas envolvidas no controle dos processos internos das empresas ajudam, mas não necessariamente resolvem esses problemas. Isso faz com que a auditoria se torne uma fonte de preocupação e desconforto.
É nela que o gestor vai finalmente saber se aquilo que foi programado foi de fato executado. É nela também que fraudes em pagamentos, inadimplências de clientes e descontroles em processos aparecem.
No mundo financeiro, as trocas de informações com os bancos não evoluem já há pelo menos 15 anos. A tecnologia de troca de arquivos texto, manuais, já está superada na maioria das interfaces de integração dos sistemas de gestão, porém, quando falamos do setor financeiro, ela ainda é realidade.
Esquecimentos de funcionários podem impedir uma empresa de cobrar seus clientes. Inclusões de dados fraudulentos no sistema podem fazer com que a empresa pague contas que não são suas.
Qualquer falha nesses processos, invariavelmente resulta em prejuízo e retrabalho. Agora, tudo isso pode estar no passado.
A nova era do compliance
Ferramentas 100% integradas ao sistema de gestão das empresas permitem com que elas consigam ter controle total sobre todo seu fluxo financeiro, eliminando as atividades manuais e conciliando todas as operações financeiras (contas a pagar e a receber) online, em tempo real.
O Fitbank, fintech brasileira, consegue executar as rotinas de contas a pagar e a receber de forma simples, transparente, ágil e totalmente alinhada com os fluxos internos das empresas. “Muitos sistemas de gestão já permitem que seus clientes controlem desde a apresentação de uma cotação até a emissão da nota fiscal de venda. Eles conseguem saber que suas normas e políticas foram executadas em função dos parâmetros cadastrados no sistema.
No entanto, no momento da cobrança, uma etapa manual pode colocar tudo isso a perder.” Comenta Otávio Farah, CEO do Fitbank. “Nossa plataforma permite que até mesmo o envio do boleto esteja integrado neste mesmo processo, assegurando que o cliente receba a cobrança e a tesouraria concilie todos esses pagamentos totalmente online”.
Essas dificuldades de informação das contas a receber não são os únicos problemas existentes em uma tesouraria.
O contas a pagar também pode trazer grandes desafios de gestão. Ao integrar ao banco, o responsável pela liberação do pagamento não tem visibilidade da conta que está sendo paga, visualiza somente valores e um histórico incluso manualmente.
“No Fitbank, importamos as informações de centro de custo do sistema do cliente. No momento da aprovação do pagamento, o gestor não libera mais boletos, concessionárias ou TEDs. Ele autoriza a conta de luz, aluguel e salário do funcionário x”. Isso facilita a aprovação e melhora o controle das contas a pagar, comenta Farah.
Além disso, o que hoje requer uma conferência do extrato do sistema e do banco, conferência dos comprovantes de pagamento, além dos documentos físicos, pode ser convertido em uma única linha no extrato da empresa.
Ou seja, quatro folhas de papel para um pagamento transformam-se em uma única linha no extrato da empresa. Ao invés de conferir cada documento individualmente, a auditoria passa a ser realizada no processo como um todo.
Há uma inversão da lógica informacional, pois o fluxo garante que a informação já nasça conciliada, reduzindo etapas e interação no processo, mitigando os riscos e diluindo os custos da operação.
A cada dia as empresas melhoram seus processos de compliance e controle. Em pouco tempo, uma das áreas mais críticas das empresas poderá também se valer do desenvolvimento tecnológico, colocando no passado as pilhas de papel e todas as complicações envolvidas nas auditorias periódicas.
